W Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym odbyło się szkolenie nt. „Postępowanie z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną w świetle obowiązującego prawa”.

Pracownicy Archiwum Państwowego w Częstochowie przedstawili najnowsze przepisy w zakresie tworzenia dokumentacji.

- WSzS jest jednym z większych wytwórców materiałów archiwalnych spośród państwowych i samorządowych jednostek działających na naszym terenie – twierdzi Magdalena Gajda. - W ubiegłym roku udało nam się przejąć część dokumentacji z placówki przy ul. PCK. Na dokumenty ze szpitala przy ul. Bialskiej musimy jeszcze poczekać. Nie upłynęło bowiem 25 lat od rozpoczęcia jego działalności, a dopiero po tym okresie możemy przejąć dokumentację.

Dokumentacja powstająca w państwowych i samorządowych jednostkach przechowywana jest przez określone przepisy prawa, potem trafia do Archiwów Państwowych lub jest częściowo brakowana.

Przez 30 lat przechowuje się dokumentację pacjenta, który zmarł z powodu uszkodzenia ciała lub zatrucia. Dokumentację pozostałych należy przechowywać przez 20 lat, dzieci poniżej 2. roku życia przez 22 lata. Zdjęcia RTG należy chronić przez 10 lat, skierowania lub zlecenia lekarza przez 5 lat. Potem trzeba je zniszczyć.

W WSzS od lipca 2013 r. obowiązuje uaktualniona Instrukcja Kancelaryjna, od maja 2013 r. Instrukcja Archiwalna, od stycznia 2014 r. Instrukcja Jednolitego Prowadzenia Akt.

- Ustawa nakłada obowiązek odpowiedniego przechowywania, ewidencjonowania dokumentów w odpowiedni sposób, czyli w jednym miejscu i pod jednym znakiem. Jeśli dany podmiot nie chce stosować się do przepisów, nie nakładamy mandatów, lecz prosimy o interwencję jednostkę nadrzędną – dodaje Gajda.

Rzecznik prasowy WSzS